Verfahren und Arbeitsanweisungen

Die technischen und organisatorischen Abläufe/Prozesse sollten in Verfahrens- und Arbeitsanweisungen dargelegt werden.

Verständlichkeit

Die Inhalte der Verfahren-/Arbeitsanweisungen sowie der sonstigen Anweisungen sind so zu formulieren, daß sie von allen Mitarbeitern verstanden werden. Für ausländische Mitarbeiter müssen gegebenfalls entsprechende Übersetzungen in der jeweiligen Landessprache vorhanden sein.

Einbeziehung der Mitarbeiter

Die Akzeptanz der Verfahrens- und Arbeitsanweisung erhöht sich immer dann, wenn die betroffenen Mitarbeiter in die Ausarbeitung der Anweisung einbezogen werden. Damit wird gewährleistet, daß die vorhandenen Praxiskenntnisse mit einbezogen sind. Wichtig ist, daß bei der Erstellung der entsprechenden Anweisungen das von den Mitarbeitern gesammelte Wissen sich in den Unterlagen widerspiegelt.






Verfahrensanweisungen

In ihnen werden Abläufe beschrieben, die grundsätzliche Prozesse berücksichtigen, wie grundsätzlich vorgegangen werden sollte, wenn der Prozeß durchgeführt wird.

Erstellung der Unterlagen

Es ist von Vorteil, wenn die Verfahrensanweisungen in Kurzform nach Punkten gegliedert niedergeschrieben werden. Folgende Punkte sind hierbei zu berücksichtigen:


  1. Zweck

  2. Geltungsbereich

  3. Verwendete Begriffe

  4. Zuständigkeiten

  5. Aufgaben und Vorgehensweisen

  6. Überprüfung

  7. Freigabe

  8. Änderungen

  9. Mitgeltende Unterlagen

  10. Nachweise

  11. Verteiler.




Wichtig ist, daß beim Erstellen von Verfahrensanweisungen die s. g. W-Fragen gestellt werden. Sie könnten folgende Inhalte haben:



  1. Wer veranlaßt oder macht etwas?

  2. Wer ist wofür zuständig?

  3. An welcher Stelle muß etwas gemacht werden?

  4. Welchen Zeitpunkt muß man berücksichtigen?

  5. Wie und mit wem muß etwas durchgeführt werden?

  6. Aufgrund welcher Art von Informationen passiert etwas?

  7. Wer entscheidet aufgrund der Ergebnisse bestimmte Aktivitäten?

  8. Wie ist die Archivierung und Aufbewahrungszeit geregelt?

  9. Wie werden Änderungen behandelt?






Arbeitsanweisungen

Arbeitsanweisungen beziehen sich auf einen bestimmten Arbeitsplatz oder eine direkte Arbeit. Sie enthalten genaue Vorgaben, die für eine eindeutige Ausführung erforderlich ist. Sie ergänzen die vielfach vorhandenen Arbeitsunterlagen, wie Zeichnungen, Rezepturen, Fertigungs- oder Montageaufträge. Arbeitsanweisungen enthalten grundsätzlich neben den Anweisungen für die Durchführung der Arbeit auch Hinweise zu den Umgebungsbedingungen und sonstigen Rahmenbedingungen.


Erstellung der Unterlagen

Es ist von Vorteil, wenn die Arbeitsanweisungen in Kurzform nach Punkten gegliedert niedergeschrieben werden. Folgende Punkte sind hierbei zu berücksichtigen:


  1. Zweck

  2. Geltungsbereich

  3. Verwendete Begriffe

  4. Zuständigkeiten

  5. Aufgaben und Vorgehensweisen

  6. Überprüfung

  7. Freigabe

  8. Änderungen

  9. Mitgeltende Unterlagen

  10. Nachweise

  11. Verteiler.



Erstellung Arbeitsanweisungen

Wichtig ist, daß beim Erstellen von Arbeitsanweisungen die s. g. W-Fragen gestellt werden. Sie könnten folgende Inhalte haben:



  1. Wer veranlaßt oder macht etwas?

  2. Wer ist wofür zuständig?

  3. An welcher Stelle muß etwas gemacht werden?

  4. Welchen Zeitpunkt muß man berücksichtigen?

  5. Wie und mit wem muß etwas durchgeführt werden?

  6. Aufgrund welcher Art von Informationen passiert etwas?

  7. Wer entscheidet aufgrund der Ergebnisse bestimmte Aktivitäten?

  8. Wie ist die Archivierung und Aufbewahrungszeit geregelt?

  9. Wie werden Änderungen behandelt?








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